A kísérőlevél az első - és az egyik legfontosabb - benyomás magunkról egy állás megszerzésekor. A levél formája, tartalma kialakít egy képet a pályázó személyiségéről a kiválasztást végzőkben. Ez lehet pozitív: ebben az esetben ha az önéletrajz is megfelel, a jelölt számíthat a személyes interjúra való behívásra. Garantáltan egy lépés hátránnyal indul viszont az, aki hibát hibára halmoz a levélben.

1. Elütések, helyesírási hibák

Elég gyakran előfordul - még a felsőfokú végzettséggel rendelkező jelöltek esetében is -, hogy a levél hemzseg az elütésektől vagy a helyesírási hibáktól. Ez meglehetősen rossz fényt vet a pályázóra. A munkáltatók joggal gondolhatják: az illetőre nem lehet majd rábízni a levelezést - ami viszont a mindennapi munka szerves része. A helyesírási hibák és betűtévesztések minimalizálása érdekében tanácsos helyesírás-ellenőrző programot használni vagy átnézetni a levelet egy olyan baráttal, ismerőssel, akiről tudvalevő: helyesírása nem hagy kivetnivalót.

2. Nem megfelelő tagolás

Nem csak a helyesírásra, a levél formai tökéletességére is ügyelni kell. Némelyik pályázó elfelejti használni az enter gombot. Így egy átláthatatlan masszának tűnik a levél. Ez viszont nagyban elvonja a figyelmet a tartalomtól, ráadásul a személyzeti szakembereknek is pluszmunkát okoz. A tagolást a következőképpen ajánlott elvégezni: külön bekezdésben kell említeni a megpályázott pozíciót, majd egy új bekezdésben ajánlott feltüntetni, a jelölt miért akarja elnyerni az állást. Új bekezdést igényel az is: miért érzi magát alkalmasnak az állás betöltésére.

3. Rossz megszólítás

Sokan nem fektetnek elég energiát a megszólításra sem. A "Tisztelt Hölgyem/Uram" nem túl szerencsés megoldás. Egyetlen telefonba kerül kideríteni, kinek címezheti a levelet a jelölt. A hatás viszont ennél jóval nagyobb. Az illetékesekben szimpátiát vált ki, és az álláskereső motiváltságának meglétét sejteti, ha látják: vette a fáradtságot és utánajárt a kiválasztást végző személyének.

4. Baráti stílus

A túl laza stílus is negatív fényt vet a jelöltre. A cél nem a barátkozás, nem is az ismerkedés. A viccelődést, poénkodást kerüljék, ahogy a szlengben használatos szavakat is. A levél ajánlott stílusa az üzleties.

5. Önéletrajzi elemek, családi háttér szerepeltetése

A jelöltek gyakran elfelejtik a levél funkcióját, és az önéletrajzukban szereplő adatokat ismétlik meg benne. Vagy ami még rosszabb: kitérnek édesapjuk, édesanyjuk foglalkozására, családjuk bemutatására. A levél nem erre szolgál. Abban azt kell feltüntetni, mely pozícióra jelentkezik a jelölt, miért épp arra és hogy miért szeretné elnyerni az állást.

6. Öntömjénezés

Rossz benyomást kelt, ha a pályázó a "miért érzi magát alkalmasnak" bekezdésben úgy tünteti fel magát: ő a tökéletes dolgozó, aki minden szempontnak megfelel, ő az egyetlen, aki szóba jöhet mint potenciális jelölt. A szakemberekben egyáltalán nem vált ki szimpátiát az, aki hosszú sorokon át önmagát dicsőíti. Épp ellenkezőleg...

7. Másolat elküldése

Az egyik legvisszatetszőbb dolog a kísérőlevéllel kapcsolatban, ha az nincs a pozícióra szabva: egyszerűen átolvasás nélkül elküldi az illető azt a verziót, mellyel legutoljára pályázott. Sokan még a cégnevet és a megpályázott pozíciót is elfelejtik lecserélni, felülírni. Ez orbitális hiba, ami biztosan nem lesz jó hatással a pályázás további kimenetelére.

8. Több oldalas terjedelem

A levelek hosszúságával is akadnak problémák. Vannak, akik több oldalon keresztül mutatják be magukat, motiváltságukat, számos példával alátámasztva rátermettségüket. Nem árt tudni: a kiválasztást végzők naponta több száz önéletrajzot és levelet kapnak. Nincs tehát idejük 2-3 oldalas bemutatkozások tanulmányozására. A levél optimális hossza a maximum fél oldal.

9. A levél elolvasásának megköszönése

Tanácsos kerülni emellett a túlzott kedvességet is. Sokszor látni a következő elköszönést: "Köszönöm, hogy elolvasta a levelet". Ez a lehető legrosszabb elköszönés. Elég sértő ugyanis, hogy a jelölt azt feltételezi: meg kell köszönnie ezt. Ez a feladatunk és természetes, hogy elolvassuk. Ezzel a köszönéssel viszont úgy érezzük: pont az ellenkezőjét gondolja az illető.

10. Külön dokumentumban való elküldés

A fentiek mellett a levél elküldésekor is tanácsos figyelni. A pályázók zöme vagy az e-mailben vagy egy külön dokumentumban továbbítja azt az illetékeseknek. Ajánlottabb azonban az önéletrajzzal egy dokumentumban elküldeni. Az első oldal lehet a levél, a második pedig a CV. Így a szakemberek egyben láthatják a két kiemelkedő fontosságú bemutatkozó anyagot.

Az összeállításban segítségünkre volt Pálfay Erzsébet, a Catro Vezetői Tanácsadó Kft. tanácsadója és Szőke Katalin, a Human Research Személyzeti Szolgáltató Kft. tanácsadója.